Del absentismo como KPI de RRHH a variable de forecasting
El absentismo en España no es solo un problema de RR. HH.; también es un problema de planificación.
Los últimos datos sitúan el absentismo laboral en niveles históricamente elevados. Normalmente analizamos el problema cuando ya ha ocurrido, pero el reto no está en reaccionar después, sino anticiparse para minimizar su impacto.
- ¿Cuántas horas hemos perdido?
- ¿Cuánto ha aumentado respecto al año anterior?
- ¿Qué departamentos tienen mayor absentismo?
Son preguntas necesarias, pero todas miran hacia atrás.
Desde Workforce Management me interesa otra pregunta: si sabemos que estadísticamente habrá ausencias, ¿por qué seguimos planificando como si mañana fuera a trabajar el 100% de la plantilla prevista?
Imaginemos un centro que necesita 100 personas mañana. Planificamos exactamente 100 empleados. Pero sabemos que, históricamente, para ese día de la semana, época del año, centro y tipo de trabajador, podemos esperar un determinado nivel de ausencia.
Entonces la demanda real no es simplemente: Demanda = 100 trabajadores.
El problema debería ser:
Demanda + probabilidad de ausencia → capacidad necesaria → planificación
Aquí el absentismo deja de ser un KPI de RR. HH. y empieza a convertirse en una variable de forecasting.
Esto cambia bastante el problema. Podemos pasar de:
- Descriptive Analytics: “¿Cuánto absentismo tuvimos?”
A:
- Predictive Analytics: “¿Qué probabilidad de ausencia esperamos?”
- Prescriptive Analytics: “¿Cómo deberíamos dimensionar y planificar la plantilla teniendo en cuenta esa incertidumbre?”
Esto no significa sobredimensionar sistemáticamente las plantillas. Precisamente para evitarlo necesitamos modelos. Podemos incorporar variables como:
- histórico de ausencias agregado
- estacionalidad
- día de la semana
- centro de trabajo
- categoría profesional
- carga de trabajo
- vacaciones
- demanda prevista
Y trabajar con probabilidades e intervalos, no únicamente con valores medios.
Además aparece una cuestión importante: no deberíamos confundir predecir el absentismo de una organización con predecir qué trabajador concreto va a faltar.
La primera puede ser una herramienta extraordinariamente útil para la planificación. La segunda abre cuestiones importantes de privacidad, discriminación, explicabilidad y regulación laboral.
La diferencia es fundamental.
Creo que uno de los siguientes pasos del Workforce Management será precisamente éste:
Forecast de demanda + Forecast de capacidad + Optimización de plantilla.
Porque planificar personas bajo incertidumbre es muy distinto de planificar suponiendo que mañana ocurrirá exactamente lo que dice nuestro Excel.
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